Jednym z kluczowych filarów efektywnego funkcjonowania apteki szpitalnej jest zarządzanie zapasami leków. W Finlandii system ten osiągnął poziom niemal doskonały, co można było zaobserwować w aptece szpitalnej w Tampere.

Każdy etap, od zamówienia leku po jego dostarczenie na oddział, jest szczegółowo zaplanowany i oparty na technologii, która minimalizuje ryzyko błędów i zwiększa efektywność całego procesu.

System uniwersalnych kodów

Fińskie apteki szpitalne korzystają z systemu uniwersalnych kodów dla leków, który obejmuje cały kraj. Każdy produkt farmaceutyczny posiada sześciocyfrowy kod, umożliwiający jego identyfikację na każdym etapie – od zamówienia w hurtowni po wydanie na oddziale. Dzięki temu farmaceuci i technicy nie muszą etykietować leków ręcznie, co w Polsce jest często czasochłonną i uciążliwą praktyką. W Finlandii system ten jest ujednolicony, co eliminuje możliwość pomyłek wynikających z różnych standardów w różnych placówkach.

Zamówienia i zarządzanie magazynem

Proces zamawiania leków rozpoczyna się od formularzy generowanych w systemie komputerowym, zsynchronizowanym z całą infrastrukturą szpitala. Formularze te zawierają szczegółowe informacje o nazwach leków, ich dawkach oraz miejscu przechowywania w magazynie. Każda apteka szpitalna dysponuje specjalistycznymi magazynami przeznaczonymi na:

  • płyny infuzyjne,
  • materiały łatwopalne,
  • leki termolabilne, np. insuliny,
  • tabletki i kapsułki.

Magazyny są zorganizowane z niezwykłą precyzją. Leki układane są według dat ważności, co ułatwia ich kontrolę i minimalizuje ryzyko przeterminowania. W przypadku zapasów stosuje się zasadę sześciomiesięcznego okresu magazynowania – gdy zapas spada poniżej ustalonego poziomu (np. 26 opakowań), system automatycznie wskazuje konieczność złożenia nowego zamówienia.

Dostawy i dystrybucja

Leki są dostarczane do apteki w plastikowych pojemnikach z hurtowni, a po ich rozpakowaniu i wprowadzeniu faktur do systemu komputerowego, są odpowiednio rozmieszczane w magazynach. Fińskie apteki współpracują z dwiema głównymi hurtowniami – Tamro i Oriola. Dzięki temu dostawy są szybkie i spójne w całym kraju.

Gotowe zamówienia na oddziały szpitalne są transportowane w sposób niezwykle zorganizowany. Leki są układane na wózkach i przewożone do poczekalni, gdzie przechodzą ostateczną kontrolę przez farmaceutę. Następnie są wysyłane na oddziały za pomocą systemu pneumatycznego lub dostarczane ręcznie przez personel.

Efektywność systemu i brak błędów

Fiński system zarządzania zapasami wyróżnia się swoją niezawodnością. W trakcie stażu w Tampere miałem okazję zaobserwować, jak szybko i precyzyjnie realizowane są zamówienia. Na przykład w przypadku braku leku w aptece farmaceuta kontaktuje się z lekarzem, aby znaleźć alternatywę – często wybiera się generyk o tej samej substancji czynnej. Dzięki temu żaden pacjent nie pozostaje bez potrzebnego leku.

Nie można też nie wspomnieć o porządku panującym w magazynach – leki są rozmieszczane w sposób intuicyjny, co ułatwia ich szybkie odnalezienie. Dzięki temu nawet osoby z mniejszym doświadczeniem mogą skutecznie realizować zadania związane z magazynowaniem i wydawaniem leków.

Lekcje z Finlandii

Dla stażysty z Polski największym zaskoczeniem był brak etykietowania leków w aptekach szpitalnych oraz ujednolicony system kodowania. W Polsce proces zarządzania zapasami bywa chaotyczny, a ręczne etykietowanie pochłania cenny czas. Fiński model pokazuje, że inwestycja w technologię przynosi wymierne korzyści w postaci oszczędności czasu i zasobów oraz zmniejszenia liczby błędów.

Podsumowanie: Inspiracja dla przyszłości

Fińskie zarządzanie zapasami leków jest wzorem do naśladowania dla innych krajów, w tym dla Polski. Systemy komputerowe, ujednolicone kody i przemyślana organizacja pracy to klucz do sukcesu, który może znacząco poprawić efektywność polskich aptek szpitalnych. Wprowadzenie takich rozwiązań mogłoby zrewolucjonizować sposób zarządzania zapasami w naszych placówkach medycznych.